MANUAL JEFE DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

MANUAL DE FUNCIONES

 JEFE DEL AREA CONTABLE Y FINANCIERA

JEFE AREA CONTABLE Y FINANCIERA

HABILIDADES EXPERIENCIA

Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Compromiso, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo.

FUNCIONES:

1. Desarrollar, proponer e implantar los sistemas y procedimientos contables de la organizacióny velar por su permanente actualización.

2. Elaborar, en coordinación con la Dirección Financiera, los estudios para formular las estrategias de carácter contable de la organización

3. Registrar y controlar el manejo contable de los recursos, obligaciones y patrimonio de la organización de  conformidad con las técnicas de contabilidad y las normas fiscales y administrativas vigentes.

4. Consolidar y preparar los estados financieros de la organizacióny realizar los análisis correspondientes.

5. Refrendar, con la firma del Contador y su matrícula vigente, el Balance General Consolidado y los estados financieros de la institución.

6. Preparar la declaración de ingresos y patrimonio de industria y comercio de la organización para ser presentado ante las entidades estatales competentes.

7. Colaborar con el Departamento de Informática y Sistemas en el desarrollo, operación y mantenimiento del sistema contable de la organización

8. Analizar, confrontar y proponer a la Dirección Financiera los ajustes entre los registros contables y las cifras de los  inventarios físicos. (controla y delega)

9. Preparar y presentar a la Dirección Financiera los programas a desarrollar para el cumplimiento de las funciones y normas de la dependencia e informar sobre la ejecución y los resultados de las actividades desarrolladas.

10. Elaborar el proyecto de presupuesto de la dependencia, de acuerdo con los formularios y parámetros suministrados.

11. Rendir, a través de la Dirección Financiera, los informes relacionados con su área.

12. Promover y participar en programas de modernización de los procedimientos y mejoramiento de la calidad de los servicios que presta el Departamento de Contabilidad.

13. Elaborar las planillas y liquidar las facturas para efectuar los pagos de Retención en la Fuente.

14. Informar trimestralmente sobre las pérdidas y bajas de equipos, bienes o elemento

Según lo establecido en los estatutos tener en cuenta aplicación de los siguientes artículos:

Artículo 27: Inventarios y Balances: mensualmente se hará un Balance de prueba de la sociedad. Cada año a 31 de Diciembre se cortarán las cuentas, se hará un inventario y se formará el Balance de la junta de socios.

Artículo 28: Reserva Legal: aprobado el Balance y demás documentos, de las utilidades líquidas que resulten, se destinará un diez por ciento (10%) de reserva legal, hasta completar el cincuenta por ciento (50%) del capital social. En caso de que este ultimo porcentaje disminuyere por cualquier causa, la sociedad deberá seguir apropiando el mismo diez por ciento (10%) de las utilidades liquidas de los ejercicios siguientes hasta que la reserva legal alcance nuevamente el limite fijado.

Artículo 29: La junta general de socios podrá constituir reservas ocasionales, siempre que tengan una destinación específica y estén debidamente justificadas. Antes da formar cualquier reserva, se harán las apropiaciones necesarias para atender el pago de impuestos.

Hechas las deducciones por este concepto y las reservas que acuerde la junta general de socios, incluida la reserva legal, el remanente de las utilidades líquidas se repartirá entre los socios en proporción a las cuotas que poseen.

Artículo 30: En caso de pérdidas, éstas se enjugarán con las reservas que se hayan 'constituido para ese fin y, en su defecto, con la reserva legal. Las reservas cuya finalidad fuere la de absorber determinadas pérdidas no se podrán emplear para cubrir otras distintas, salvo que así lo decida la junta general de socios. Si la reserva legal fuere insuficiente para enjugar el déficit de capital, se aplicarán a este fin los beneficios sociales de los ejercicios siguientes.

Articulo 31: La sociedad se disolverá por: 1. La expedición del plazo señalado para su duración, si antes no fuere prorrogado validamente. 2. La pérdida de un 50% del capital aportado. 3. Por acuerdo unánime de los socios. 4. Cuando el número de socios exceda de veinticinco. 5. Por demás causales señaladas en la ley.

Artículo 32: En los casos previstos en el Código de Comercio, podrá evitarse la disolución de la sociedad adoptando las modificaciones que sean del caso, según la causal ocurrida, con observancia de las reglas establecidas para las reformas de estatutos, a condición de que el acuerdo se formalice dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia de la causal.

Artículo 33: Liquidación: disuelta la sociedad se procederá a su liquidación por el gerente salvo que la junta de socios resuelva designar uno o más liquidadores con sus respectivos suplentes, cuyos nombramientos deberán registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio de la ciudad.

Parágrafo: Si al tiempo de la liquidación, existieren bienes en especie para ser distribuidos entre los socios, estos bienes se avaluaran por el liquidador y serán adjudicados a prorrata a lo que corresponda a cada socio como utilidades o participación.

Artículo 34: La liquidación del patrimonio social se hará por un liquidador o por varios liquidadores nombrados por la junta general de socios. Por cada liquidador se nombrará un suplente. El .nombramiento se inscribirá en el registro público de comercio. Si la junta no nombra liquidador o liquidadores, la liquidación la hará la persona que figure inscrita como representante legal de la sociedad en el registro de comercio y será su suplente quien figure como tal en el mismo registro. No obstante lo anterior, podrá hacerse la liquidación por los mismos socios, si así lo acuerdan ellos unánimemente. Quien administre bienes de la sociedad y sea designado liquidador no podrá ejercer el cargo sin que previamente se aprueben las cuentas de su gestión por la junta general da socios. Por tanto, si transcurridos treinta (30) días hábiles desde día fecha en que se designó liquidador, no se hubieren aprobado las mencionadas cuentas, se procederá a nombrar nuevo liquidador.

Artículo 35: Los liquidadores deberán informar a los acreedores sociales del estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, una vez disuelta, mediante aviso que se publicara en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijara en lugar visible de las oficinas y establecimientos de Comercio de la sociedad. Además tendrán los deberes funciones adicionales que determine la ley.

Artículo 36: Durante el período de liquidación la junta general de socios se reunirá en las fechas indicadas en los estatutos para las sesiones ordinarias y, así mismo, cuando sea convocada por los liquidadores (y por el revisor fiscal si lo hubiere).

Artículo 37: Mientras no se haya cancelado el pasivo externo de la sociedad, no podrá distribuirse suma alguna a los socios, pero podrá distribuirse entre ellos la parte de los activos que exceda el doble del pasivo inventariado y no cancelado al momento de hacerse la distribución.

Artículo 38: El pago de las obligaciones sociales se hará observando las disposiciones legales sobre prelación de créditos. Cuando haya obligaciones condicionales se hará una reserva adecuada en poder de los liquidadores para atender dichas obligaciones si llegaren a hacerse exigibles, la que se distribuirá entre los socios en caso contrario.

Artículo 39: Pagado el pasivo externo de la sociedad se distribuirá el remanente de los activos sociales entre los socios a prorrata de sus aportes. La distribución se hará constar en acta -en que se exprese el nombre de los socios, el valor de sus correspondientes cuotas y la suma de dinero o los bienes que reciba cada uno a título de liquidación. La junta general de socios podrá aprobar la adjudicación de bienes en especie a los socios con el voto de un número plural de socios que represente el cincuenta por cíenlo (50%) de las cuotas en que se divide el capital social. El acta se protocolizará en una notada del domicilio principal.

Artículo 40: Hecha la liquidación de lo que a cada uno de los socios corresponda, los liquidadores convocarán a la junta general de socios, para que apruebe las cuentas y el acta a que se refiere el artículo anterior. Estas decisiones podrán adoptarse Con el voto favorable de la mayoría de los socios que concurren, cualquiera que sea valor de las cuotas que representen en la sociedad. Si hecha debidamente la convocatoria no concurre ningún socio, los liquidadores convocaran en \v. misma forma a una segundo reunión, para dentro de los diez (10) días hábiles siguientes; si a dicha reunión tampoco concurre ninguno, se tendrán por aprobadas las cuentas de los liquidadores, las cuales no podrán ser posteriormente impugnadas.

Artículo 41: Aprobada la cuenta final de la liquidación, se entregará a los socios lo que les corresponda, y si hay ausentes o son numerosos, los liquidadores los citarán por medio de avisos que se publicarán por lo menos tres (3) veces, con intervalo de ocho (8) a diez (10) días hábiles, en un periódico que circule en el lugar del domicilio social.

Hecha la citación anterior y transcurridos diez (10) días hábiles después de la última publicación, los liquidadores entregarán a la junta departamental de beneficencia del lugar del domicilio social y, a falta de ésta en dicho lugar, a la que funcione en el lugar más cercano, los bienes que correspondan a los socios que no se hayan presentado a recibirlos, quienes sólo podrán reclamar su entrega dentro del año siguiente, transcurrido el cual los bienes pasarán a ser de propiedad de la entidad de beneficencia, para lo cual el liquidador entregará los documentos de traspaso a que haya lugar.

Artículo 42: Toda diferencia o controversia relativa a este contrato y a su ejecución y liquidación, se resolverá por un tribunal de arbitramento designado por la cámara de comercio  mediante sorteo entre los árbitros inscritos en las listas que lleva dicha cámara. El tribunal así constituido se sujetará a lo dispuesto por el Decreto 2279 de 1989 y a las demás disposiciones legales que lo modifiquen o adicionen, de acuerdo con las siguientes reglas:

a) El tribunal estará integrado por tres árbitros;

b) La organización interna del tribunal se sujetará a las regias previstas para el efecto por el centro de arbitraje de la cámara de comercio de Yopal;

c) El tribunal decidirá en derecho, y

d) Él tribunal funcionará en la ciudad de Yopal en el centro de arbitraje da la cámara de comercio de esta ciudad.